GDPR | Pillars

GDPR

 

I. Introduction

Cette politique de protection des données vous explique comment PILLARS traite les données personnelles de ses clients, personnes physique (ci-dessous appelées 'vous') et celles de toutes autres personnes physiques qui sont en contact avec nous.

La notion de données personnelles correspond à toute forme d'information qui vous permet de vous identifier directement ou indirectement comme personne physique.

PILLARS accorde beaucoup d'importance à la protection de vos données personnelles et au respect de votre vie privée.  PILLARS traite et protège vos données personnelles d'une manière licite, juste et transparente.

Par le traitement de vos données personnelles, PILLARS respecte évidemment la loi, actuellement la loi belge du 8 décembre 1992 et à partir du 25 mai 2018 le Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des données personnelles (mieux connu sous l'appellation anglaise 'GDPR' ouf française 'RGPD') ou tout autre décret législatif modificatif.

Pour plus d'informations concernant la protection des données personnelles, vous pouvez contacter la Commission de la protection de la vie privée, dénommée, à partir du 25 mai 2018, l'Autorité de protection des données.

Nous vous invitons à lire attentivement cette politique, de sorte que vous connaissez et comprenez la politique de PILLARS.

Cette politique est régulièrement mise à jour.  La plus récente de notre politque est disponible sur notre site web.  Nous vous tiendrons informé via les canaux de communication usuels si d'importantes modifications étaient apportées.

 

II. Qui est responsable du traitement de vos données personnelles?

PILLARS est responsable du traitement de vos données.  Nos coordonnées sont:

 

PILLARS

SARAH VERBEKE - BIV 509238

KBO 0810.784.002

Lijsterhoek 2

8730 Beernem

+32 (0)470 58 37 11

hallo@pillars.be

 

PILLARS est donc votre interlocuteur et est la personne responsable à l'égard de l'Autorité de protection des données concernant le traitement de vos données personnelles.  PILLARS détermine en effet les raisons pour lesquelles vos données personnelles sont traitées et les moyens et caractéristique du traitement.

PILLARS peut faire appel à des fournisseur spécialisés pour traiter vos données en notre nom et selon nos instructions, conformément avec cette politique de protection des données.  Seules les données personnelles strictement nécessaires seront transmises à nos fournisseurs (appelés 'nos sous-traitants').  

 

III. Quelles catégories de données personnelles sont traitées par Pillars ?

Ci-dessous se trouve un aperçu des catégories de données personnelles que PILLARS traite. Il est possible que d'autres données soient également traitées si celles-ci sont nécessaires ou utiles pour la poursuit de la relation contractuelle avec PILLARS.

Ci-dessous également le contexte dans lequel PILLARS obtient et traite ces données.  Ce tableau doit être lu parallèlement avec la description des myens par lesquels les données sont traitées par PILLARS.

 

Catégorie Exemples Contexte
1/ Données sur l’identité du client /mandant (vendeur ou bailleur).   2/ Données sur l’identité du candidat acheteur ou locataire. Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. Ces données personnelles communiquées par vous sont traitées lorsque vous demandez des informations, vous devenez client, vous contractez une mission de courtage ou vous vous enregistrez pour utiliser des services en ligne, pour chaque identification ou utilisation. Ces données personnelles peuvent être obtenues par la lecture de votre carte d’identité.
Données sur le bien immobilier du client / mandant (vendeur ou bailleur). Titre de propriété, extrait urbanistique, attestation du sol, certificat de conformité de l’installation électrique, certificat PEB, informations au sujet des zones inondables, dossier d’intervention ultérieure, informations sur la valeur patrimoniale. Ces données personnelles sont communiquées par vous, ou, dans le cadre de notre mission, demandées par nous auprès des autorités ou experts techniques.
Données de candidats locataire qui sont en relation avec une proposition de contrat de location Informations sur le métier et l’emploi, la solvabilité, la situation familiale, le salaire, etc. Ces données sont recueillies avec l’aide de formulaires et contrats que vous complétez lors de votre visite.
Données complémentaires en vue de la conclusion d’un contrat de location ou un compromis de vente. Numéro de registre national. Ces données sont communiquées par vous. Le numéro de registre national peut seulement être utilisé dans les cas prévus par la loi ou exigés par la loi.
Données sur les copropriétaires (ou sur leurs locataires) Nom, adresse, lieu et date de naissance, nationalité, numéro de téléphone fixe ou mobile et adresse e-mail. Ces données nous sont communiquées par vous en tant que copropriétaire lorsque nous exerçons la fonction de syndic.
Données en relation avec l’exécution d’une mission de service de syndic. Opérations de paiement, comprenant les noms et numéros de compte, communications et références, numéros des cartes, etc. Ces données ont trait aux opérations comme copropriétaire qui sont coordonnées par le syndic.
Données sur les opérations de PILLARS avec vous. L’information concernant vos contacts avec PILLARS, par téléphone, e-mail, fax, etc. et vos interactions sur nos pages web, services, les réseaux sociaux, etc. Ces données proviennent des contacts de quelque nature que ce soit entre vous et PILLARS (lors de rdv ou évènements, abonnement à une newsletter, réseaux sociaux, etc).
Données sur le comportement et les préférences du client. L’information sur votre comportement et préférences en lien avec l’utilisation de communications, information sur vos choix personnels et style de vie, projets privés ou professionnels, hobbys, etc. Ces données sont la conséquence de choix que vous avez exprimés ou d’analyses que PILLARS a exécuté conformément à cette politique et les obligations légales de PILLARS.

  

PILLARS traite aucune donnée personnelle qui dévoile votre provenance raciale ou etnique ou vos opinions politiques, ou vos choix religieux ou croyances philosophiques, affiliation à un syndicat, orientation sexuelle ou de données sur votre santé, données génétiques ou biométriques.

 

IV. Pour quelles raisons vos données personnelles sont traitées?

PILLARS rassemble et taite vos données personnelles dans let but décrits ci-dessous.  PILLARS ne traite donc que les données relevantes et nécessaires aux but définis.

PILLARS traite vos données dans les situations autorisées légalement, plus particulièrement:

  • Pour satisfaire aux obligations légales qui reposent sur PILLARS.
  • Pour être en mesure d'executer un contrat conclu avec vous ou en vue de prendre, à votre demande, certaines mesures avant la conclusion du contrat.
  • Pour la protection de nos intérêts légitimes, lesquels sont équilibrés avec vos propres droits et libertés fondamentaux.
  • Dans certains cas spécifiques, avec votre autorisation, à la suite d'une demande spécifque et sans ambiguïté, précédée d'une information claire et compréhensible; cette autorisation peut être retirée à tout moment conformément à la loi.

 

1. Obligation légales

PILLARS doit se tenir à la réglementation qui l'oblige, dans certaines circonstances spécifiques, à traiter vos données personnelles dans le cadre de nos activités.  Ces obligiations peuvent impliquer que PILLARS soit obligé de collaborer avec des autorités compétentes et/ou des tiers et que PILLARS doit leur transmettre certaines de vos données personnelles.

Il s'agit notamment de:

  • L'obligation de contribuer à la prévention du blanchiment d'argent et du financement du terrorisme.
  • L'obigation en tant que syndic lors de la gestion de copropriétés.
  • L'obligation de réagir à une demande formelle des autorités fiscales et judiciaire belges.

La liste des obligations légales suite auxquelles PILLARS doit traiter vos données n'est pas exhaustive et est sujett à modifications.

 

2. Relation contractuelle entre vous en tant que client et PILLARS

Avant toute conclusion de contrat, nous devons recevoir et traiter certaines données personnelles déterminées, en particulier pour:

  • Réagir à votre demande.
  • Vous aider en vous fournissant des informations et vous aider à la conclusion u contrat.
  • Suivre une demande, évaluer la pertinence et estimer les risques liés à un éventuel contrat.
  • Accomplir une mission de courtage.

Dans le cadre de contrats en cours ou la gestion de contrats, PILLARS doit traiter un certain nombre de données personnelles, en vue de répondre à nos obligations administratives et comptables.

Dans ce cadre, PILLARS peut envoyer vos données à divers départements internes de l'entreprise, y compris à ceux qui ne sont pas directement responsables de la relation existante avec vous ou de l'exécution d'un contrat déterminé.

Plus précisément, PILARS traite vos données personnelles en cas d'exécution du contrat lors de:

  • La gestion des contrats en cours / des services commandés.
  • Le management central et une vision globale des clients.
  • La gestion de vos biens immobiliers.
  • La gestion de la copropriété au sein de laquelle vous êtes copropriétaire.

PILLARS peut traiter vos données personnelles pour des buts complémentaire s'instaurant dans le cadre de la relation que nous avons avec vous et l'exécution de contracts.

 

3. L'intérêt légitime de PILLARS

PILLARS traite également vos données pour la réalisation de ses intérêts légitimes.  Ici, il l'appartient de trouver un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos données et le respect de vos droits et libertés, en ce compris la protection de votre vie privée.

Les données personnelles sont traitées pour, entre autres:

  • La personnalisation des services de PILLARS.
  • L'amelioration de la qualité du service fourni par une évaluation et une amélioration des processus, dont les campagnes, les simulations et vents, par différents moyens comme une analyse statistique, une enquête de satisfaction et diverses autres méthodes de recherche.
  • L'amelioration de la qualité du service fourni par une amélioration des produits existant de PILLARS (ou en voie de développement), sur base d'enquêtes auprès de nos clients, statistiques, tests et feedback de nos clients sur les réseaux sociaux associés de PILLARS (LinkedIn, Facebook, Instagram, Pinterest)
  • La surveillance des activités de PILLARS, en ce compris le volume des ventes, le nombre de visites dans nos bureaux, le nombre d'appels et visites du site web de PILLARS, la nature des questions posées des clients, etc.
  • La préparation des études et statistiques, pour lesquelles il a été fait usage de l'anonymisation et pseudonimisation des personnes concernées.
  • La formation de notre personnel par l'utilisation de cas pratiques à titre illustratif, en ce compris l'enregistrement de conversations téléphoniques déterminées.
  • L'utilisation de cookies pour améliorer la facilité d'utilisation de notre site web par les visiteurs.  Pour plus d'informations sur le fonctionnement des cookies et possibilités de déterminer et supprimer celles-ci, consulter notre 'Politique des Cookies'.
  • La conservation des élément de preuve.
  • L'établissement, l'exercice, la défense et la préservation de nos droits ou de toute personnen que PILLARS représente, par exemple pour les procédures de recouvrement ou de litiges.

 

4. Un intérêt légitime spécifique: le direct marketing conventionnel

PILLARS effectue une segmentation de la clientèle - au besoin - pour par exemple vous proposer des biens et/ou services appropriés qui correspondent à votre situation personnelle et professionnelle.  A cette fin, PILLARS peut entre autres:

  • Examiner les services que vous utilisez déjà et vos données sociodémographiques (âge, composition de famille, revenus, etc.).
  • Analyser votre comportement par différents canaux (visites/meetings, mails, visite du site web, messages via notre site web), en déduire vos préférences et de cette manière personnaliser l'information et les pages internet que vous avez visitées.
  • Modifier les publicités sur les pages internet de sorte qu'elles satisfassent à l'intérrêt que vous avex montré par le comportement sur notre site web, nos résux sociaux, dans un bureau ou autre (par exemple, en cas d'évènements où PILLARS était présent).
  • Compléter des formulaires simplifiés par certains champs déjà complétés avec des données déjà connues et vous inviter à vérifier la précision de ces données et si ncessaire les mettre à jour.
  • Déterminer le moment clé, auquel des services déterminés vous parviendraient.
  • Vous adresser des publicités personnalisées par poste par téléphone.

 

5. Votre autorisation pour le traitement et l'envoi de publicité électronique (direct marketing éléctronique)

PILLARS peut traiter vos données personnelles électroniques de contact (notamment votre numéro de téléphone mobile ou adresse mail) pour vous adresser de l'information, publicité ou propositions par le biais du direct marketin ou de newsletters.  Dans ce cas, PILLARS doit d'abord vous demander votre autorisation.

Par l'acceptation de cette politique de protection des données, vous nous donnez votre consentement pour le traitement de vos données personnelles à des fins de marketing direct électronique et l'envoi de publicité électronique.

 

V. A qui sont transférées vos données personnelles?

PILLARS gère vos données personnelles avec le plus grand soin et partage vos données seulement pour vous offrir les meilleurs services dans l'accomplissement de son mission.

PILLARS peut transmettre vos données à d'autres entités au sein de son groupe au niveau national ou à l'étranger, en particulier aux autres entités du groupe qui assistent PILLARS pour l'exécution, la gestion et le contrôle des activités, y compris les rapports, le soutien et la sécurité informatique ou en offrant des produits et services spécifiques.

Dans certains cas, PILARS est obligé par la loi de communiquer vos données à des tiers, parmi lesquels:

  • Les instances gouvernementales ou autorités de surveillance quand il existe une obligation légale de leur transmettre des informations.
  • Les organisations d'enquête judiciaire si elles le demandent expressément.

PILLARS transmette également vos données à des prestataires de services spécifiques pour qu'ils aident avec:

  • Dans la conception et la maintenance des applications informatiques et internet.
  • Dans l'offre de services de pulbicité et de communication, y compris des fournisseurs de réseaux en ligne et sociaux.
  • Dans la préparation de rapports et statistiques, l'impression de documents et la conception de produits ou de services.
  • Dans la commercialisation de nos activités, l'organisation d'évènements et la gestion de la communication aux clients.

PILLARS doit aussi transférer vos données aux fournisseurs de réseaux en ligne et sociaux que nous utilisons pour l'offre de services de publicité.

De même, vos données personnelles peuvent être transmises aux huissiers de justice et avocats en cas de procédures judiciaires.

Dans le cas précédemment visés, nous veillons à ce que les tiers n'aient qu'un accès limité à vos données personnelles et uniquement à celles qui sont nécessaires pour effectuer leurs tâches spécifiques.  PILLARS veillera également à ce que les tiers s'engagent à utiliser vos données d'une manière sécurisée et confidentielle et à les utiliser conformément aux instructions et politique de protection des données de PILLARS.

PILLARS conserve vos données personnelles dans l'Espace économique européen.  Il n'y aura donc pas de données transférés vers des pays tiers à l'Espace économique européen;

 

VI. Combien de temps vos données personnelles sont conservées?

PILLARS ne conservera pas vos données personnelles plus longtemps que le délai nécessaire pour atteindre les objectifs en vue desquels les données avaient été collectées.

Cette période est liée aux obligations fiscales et légales de PILLARS, de même qu'à la nécessité de conserver vos données à titre de preuve en dehors de la période légale de conservation ou pour réagir à des demandes d'informations formulées par les autorités compétentes, par exemple:

  • 10 ans dans le cadre de la réglementation anti-blanchiment d'argent.
  • 10 ans dans le cadre de notre responsabilité contractuelle.
  • 7 ans pour la comptabilité et les pièces justificatives des assemblées de copropriétaires suite à l'exercice de la fonction de syndic.

En dehors de ces périodes, vos données personnelles seront effacées ou anonymisées.

 

VII. Comment vos données personnelles sont protégées?

PILLARS applique des normes strictes en vue de protéger les données personnelles sous notre contrôle contre les traitements non autorisés ou illicites et contre la perte accidentelle, la destruction ou tous dommages.

PILLARS prend donc des mesures techniques et organisationnelles comme le chiffrement, les anti-virus, les firewalls, les mots de passe, une sélection rigoureuse des employés et des fournisseurs pour prévenir et détecter les accès inappropriés, les pertes et la divulgation de vos données personnelles.

Dans le cas malheureux et improbable où vos données personnelles placées sous contrôle de PILLARS seraient compromises par une atteinte à la sécurité de l'information, nous agirons immédiatement pour identifier la cause de cette violation et prendrons des mesures adéquates pour y remédier.  Si nécessaire, PILLARS vous informera de cet incident conformément à la règlementation applicable.

 

VIII. Quels sont vos droits en cas de traitement de vos données personnelles?

1. Droit d'accès, de rectification, de limitation, d'effacement, de portabilité et d'opposition

Aux buts énoncés ci-dessous, vous disposez en contrepartie des droits suivants:

  • Un droit d'accès à vos données personnelles auprès de PILLARS.  Cela signifie que vous pouvez demander  à PILLARS si vos données sont traitées, dans quels buts, quels types de données sont traitées et à qui elles ont été transmises.
  • Un droit de rectification si vous constatez que vos données personnelles sont inexactes ou incomplètes.
  • Un droit de limitation de traitement de vos données si vous contestez par exemple l'exactitude de vos données personnels et ceci pendant une période qui nous autorise à contrôler le problème.
  • Un droit d'effacement de vos données personnelles.  Quand le contrat avec PILLARS a pris fin, vous pouvez demander à ce que vos données personnelles soient effacées si elles ne sont plus nécessaires aux buts pour lesquels elles avaient été collectées.  Vous avez de même la possibilité de demander à tout moment l'effacement de vos données personnelles que PILLARS a traitées sur base de votre consentement (à moins que PILLARS ne disposait d'une autre base légale de traitement) ou sur base de notre intérêt légitime (à moins qu'il existe des raisons impérieuses et légitimes prépondérantes).  PILLARS peut en tout cas conserver ces données personnelles si elles sont exigées à des fins probatoires dans le cadre de revendications.
  • Un droit de portabilité des données que vous avez vous-même communiquées à PILLARS si vos données personnelles ont été traitées sur base d'un contrat ou sur base de votre consentement pour l'envoi de communications électroniques et ces données ont été traitées à l'aide de procédés automatisés.  Pour ce droit, vous pouvez demander à PILLARS de vous envoyer vos données personnelles ou de transférer directement vos données à un autre responsable de traitement, pour autant que cela soit techniquement possible pour PILLARS.

Vous disposez encore d'un droit d'opposition contre le traitement de vos données personnelles aux fins précisées aux articles IV.3 et IV4.  Dans le cas de l'article IV.3, PILLARS peut continuer à traiter vos données s'il existe des motifs légitimes impérieux pour le traitement qui l'emportent sur vos propres intérêts, droits et libertés ou des motifs qui sont en lien avec l'instauration, l'exercice ou le soutien d'une demande en justice.

Vous pouvez exercer vos droits par une demande écrite à adresser par courrier daté, signé et comprenant en annexe une copie de votre carte d'identité à l'adresse de  PILLARS - Sarah Verbeke, Lijsterhoek 2, 8730 Beernem ou par e-mail à hallo@pillars.be ou par le formulaire de contact repris sur le site www.pillars.be.

 

2. Droit d'opposition à l'envoi de publicité électronique

A l’article IV.5, votre consentement a été demandé pour traiter vos données de contact électroniques et les utiliser pour vous adresser de l’information commerciale, publicité ou propositions personnelles (via des actions de direct marketing ou des newsletters électroniques). Ceci vaut particulièrement pour adresser de l’information sur votre téléphone mobile et votre adresse e-mail.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles pour du direct marketing électronique et de vous opposer à la réception d’une telle publicité future.

Vous pouvez nous en informer de la manière suivante:

  • Par l'envoi d'un e-mail avec copie de votre carte d'identité à hallo@pillars.be.
  • Par l'envoi d'un courrier postal avec copie de votre carte d'identité à PILLARS - Sarah Verbeke, Lijsterhoek 2, 8730 Beernem.
  • En cliquant sur le lien 'se désinscrire'  ('unsubscribe') que vous trouverez en bas des e-mails ou newsletters électroniques que PILLARS a envoyé vers vous.
  • Par une demande à adresser via le page de contact sur le site web www.pillars.be

L'exercice de votre droit d'opposition ne peut pas empêcher PILLARS de vous contacter pour des fins différentes, en ce compris en cas d'obligation légale ou pour l'exécution du contrat, conformément avec ce repris dans cette déclaration.

 

3. Droit d'introduire une plainte

Si vous avez des plaintes concernant le traitement de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter de la manière suivante:

  • Par courrier: PILLARS - Sarah Verbeke, Lijsterhoek 2, 8730 Beernem
  • Par e-mail : hallo@pillars.be
  • Par téléphone : +32 470 58 37 11
  • Par le formulaire de contact sur le site web: www.pillars.be

Vous pouvez aussi introduire une plainte auprès de la Commission de protection de la vie privée, par courrier à l’adresse 1000 Bruxelles, 35 rue de la Presse ou par mail commission@privacycommission.be, ou par téléphone au +32 2 274 48 00.